مقتطفات أعجبتني من كتاب " كيف تنجز أكثر في وقت أقل"
تأليف روبرت بودش
ترجمة منال مصطفى محمد
1- لايوجد وقت كاف لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطة . لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية.
2- صفي ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شيء آخر . فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه .
3- لا تحاول أن تنشد الكمال . فمن السهل أن تقع فى فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً . لكنفى أغلب الأحيان قد لا تؤثر محاولات تحسين العمل كثيراً فى النتيجة العامة ،بالإضافة إلى زيادة استهلاك الوقت والمجهود بدون داعى .
4- جهزقائمة بالمهام التى يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التى ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط .كل ما عليك هو الاستمرار فى كتابة القائمة حتى تكتمل .
5- ضع خطه مرنه لكل مشروع. سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة . يمكن تقسيم كل مهمة إلى خطوات لكلمنها ميعاد نهائى لإنجازها . الفكرة من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية.
6- هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع، مساحة فارغةكافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه.
7- قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الأساسيات، أجمع كل المواد التى تحتاج إليهامسبقاً . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث . وبالنسبة لعامل البناءقد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك .
8- قم بعمل أبغض المهام أولاً . وستشعر أنك لا تقهر باقى اليوم . كما أنك لن تتلكأ وتعمل ببطء طوال اليوم هرباً من الوصول إلى تلك المهام.
9- ارفع إنجازك بالانتقال فوراً للمهمة التالية . كلما أنجزت مهمة تلو الأخرى ، كلماتضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك . كل مهمة تنتهى بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لإنجاز المزيد .
10- ابتعدعن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلات غير الضرورية . استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتى . وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون
11- الغِ أية تنقلات غير ضرورية. استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت. إن كان بالإمكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكترونى للتعامل مع قضايا اليوم الهامة فتجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد من الوقت.
12- أسس نظاماً جيداً للملفات. لا شئ أكثر إحباطاً من معرفتك أنك تملك المواد التى تحتاجهاولكنك لا تستطيع تحديد مكانها . ضع كل شئ فى مكانه المناسب وستجده عندما تحتاجه.
13- تعلم القراءة السريعة . فالعديد من الدورات والكتب متوفرة لمساعدتك . من السهل جداً لمتوسطى السرعة فى القراءة مضاعفة سرعة قراءتهم بمساعدة بعض الأفكار والتقنيات البسيطة . صممت بعض الدورات للذهاب إلى ما هو أبعد من مضاعفة سرعتك ، لكن ذلك يتطلب الممارسة المستمرة. مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت ، مما يتيح لكالمزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .
14- لاحظ متى يجب أن تغير اتجاهك . إذا كانت خطتك أو استراتيجيتك لا تسفر عن شئ بينما أنت مستمر فى العمل ، توقف وأبدأ التغيير . قلل خسارتك فى الوقت والطاقة عندما لا تسفر مجهوداتك عن شئ .
15-هاجم المشكلة معتبراً نفسك سيد الموقف . فكر بأشخاص تعرفهم وتعجب بإنجازاتهم . والآن ،تخيل أنك كل هؤلاء الأشخاص . كيف سيواجهون الموقف ؟ ما الإجراء الذى سيتخذوه ؟وماذا سيفعلون لإنجاز العمل ؟ ثم لخص الخطوات التى قام بها الشخص المميز الذى أكمل المهمة الموكلة إليه. وعندها اتبع خطواته .
تأليف روبرت بودش
ترجمة منال مصطفى محمد
1- لايوجد وقت كاف لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطة . لذا من الضروري التركيز على الأشياء الأكثر أهمية.
2- صفي ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شيء آخر . فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه .
3- لا تحاول أن تنشد الكمال . فمن السهل أن تقع فى فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً . لكنفى أغلب الأحيان قد لا تؤثر محاولات تحسين العمل كثيراً فى النتيجة العامة ،بالإضافة إلى زيادة استهلاك الوقت والمجهود بدون داعى .
4- جهزقائمة بالمهام التى يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التى ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فى أحد النقاط .كل ما عليك هو الاستمرار فى كتابة القائمة حتى تكتمل .
5- ضع خطه مرنه لكل مشروع. سجل الهدف المراد إنجازه فى قمة القائمة . يمكن تقسيم كل مهمة إلى خطوات لكلمنها ميعاد نهائى لإنجازها . الفكرة من الخطة المرنة هى أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر ، وفى كل سلسلة قم بتدريج الأعمال حسب الأهمية.
6- هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالى وكفء. الكثير من الضوء الطبيعى بقدر المستطاع، مساحة فارغةكافية على المكتب ، كرسى مريح ، وأى شئ تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه.
7- قبل أن تبدأ المشروع ، أحرص على توفر الأساسيات، أجمع كل المواد التى تحتاج إليهامسبقاً . بالنسبة للكاتب قد تكون هذه المواد مجموعة أبحاث . وبالنسبة لعامل البناءقد تكون أدوات ومواد البناء التى يحتاجها . جهز ما تحتاجه مسبقاً لتندمج بالعمل دون انقطاع حتى تكمل مهمتك .
8- قم بعمل أبغض المهام أولاً . وستشعر أنك لا تقهر باقى اليوم . كما أنك لن تتلكأ وتعمل ببطء طوال اليوم هرباً من الوصول إلى تلك المهام.
9- ارفع إنجازك بالانتقال فوراً للمهمة التالية . كلما أنجزت مهمة تلو الأخرى ، كلماتضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك . كل مهمة تنتهى بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لإنجاز المزيد .
10- ابتعدعن المقاطعات الشخصية . عندما تؤدى عملك ، فإن آخر ما تحتاجه هى التدخلات غير الضرورية . استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتى . وإن كنت مضطراً ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون
11- الغِ أية تنقلات غير ضرورية. استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت. إن كان بالإمكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكترونى للتعامل مع قضايا اليوم الهامة فتجنب الزيارات الشخصية لتوفير المزيد من الوقت.
12- أسس نظاماً جيداً للملفات. لا شئ أكثر إحباطاً من معرفتك أنك تملك المواد التى تحتاجهاولكنك لا تستطيع تحديد مكانها . ضع كل شئ فى مكانه المناسب وستجده عندما تحتاجه.
13- تعلم القراءة السريعة . فالعديد من الدورات والكتب متوفرة لمساعدتك . من السهل جداً لمتوسطى السرعة فى القراءة مضاعفة سرعة قراءتهم بمساعدة بعض الأفكار والتقنيات البسيطة . صممت بعض الدورات للذهاب إلى ما هو أبعد من مضاعفة سرعتك ، لكن ذلك يتطلب الممارسة المستمرة. مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت ، مما يتيح لكالمزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .
14- لاحظ متى يجب أن تغير اتجاهك . إذا كانت خطتك أو استراتيجيتك لا تسفر عن شئ بينما أنت مستمر فى العمل ، توقف وأبدأ التغيير . قلل خسارتك فى الوقت والطاقة عندما لا تسفر مجهوداتك عن شئ .
15-هاجم المشكلة معتبراً نفسك سيد الموقف . فكر بأشخاص تعرفهم وتعجب بإنجازاتهم . والآن ،تخيل أنك كل هؤلاء الأشخاص . كيف سيواجهون الموقف ؟ ما الإجراء الذى سيتخذوه ؟وماذا سيفعلون لإنجاز العمل ؟ ثم لخص الخطوات التى قام بها الشخص المميز الذى أكمل المهمة الموكلة إليه. وعندها اتبع خطواته .
